中国四国支部 講習会・若手会・地区講演会 会計マニュアル

更新履歴

2018年09月28日:2018年度新版、分析化学講習会・若手会・地区講演会などを統合、会計収支一覧のテンプレートを更新。
2013年04月06日:2013年暫定版


中国四国支部で開催される分析化学講習会・若手会・地区講演会・外国人学者講演会は支部主催事業です。以下を参考に会計処理を行ってください。

 

会計について

  • このリンクにある会計収支一覧表で収入と支出を管理してください。必ずここにある形式での会計報告をお願いします。
  • この会計収支一覧表で、収入と支出をわけて、その日付と金額を入力してください。
  • F列の「摘要」は本部への報告の際の会計の分類です。この欄は支部会計が分類しますので、各実行単位での入力の必要はありません。
  • H列の「支部内分類」をプルダウンから選択すると下で自動集計されます。
  • 原則として支出はすべて領収証をとって、専用の「領収証貼付用紙」にホッチキスやセロテープ、のりなどで固定してください。
  • 領収証の日付が同一のものに限り、この用紙1枚に最大3枚(できるだけ2枚以内)の領収証をはることができます。
  • この領収証貼付用紙の右上に「領収証番号」を必ずつけ、上の説明する「会計収支一覧表」の領収書番号と必ず連動させてください。通信販売などのA4サイズの領収証などは領収証貼付用紙に貼り付ける必要はありません。右上に「領収証番号」をつけて管理してください。
  • 講師謝礼などの源泉徴収がある場合は必ず1週間以内に以下のことを支部事務局(会計)へご報告ください。

- 源泉徴収者の情報(この源泉徴収報告フォームで報告して下さい)
- 会計領収証貼付用紙をスキャンしたもの(150-200dpi程度でPDF形式)
(↑解像度が大きいとメールでの送信受信ができない場合があります)

  • 講演会が終了後、以下のものを支部事務局(会計)に電子メールでお送りください。

- 会計収支一覧表
- 会計領収証貼付用紙をスキャンしたもの(150-200dpi程度のモノクロでPDF形式)
(↑解像度が大きいとメールでの送信受信ができない場合があります)

 

収入に関する詳細

収入について
  • 講習会・若手会では参加費や懇親会参加費、協賛金、広告費を収入として扱ってください。
  • 地区講演会や外国人講演会などでは基本的に収入はありません。ある場合は支部の事務局会計にお問い合わせください。
  • 地区講演会や外国人講演会などの情報交換会・懇親会の参加費は基本的には参加者負担ですので、収入と支出への計上はしません。ただし、講演者の情報交換会・懇親会の参加費を補助することはできます。

 

各支出に関する詳細

一般支出(消耗品や通信費など)
  • 支出した経費はすべて領収証をとってください。
  • 消耗品やテキスト印刷費用、通信費などの支出の内容が確認できる領収証が必要です。レシートでもOKです。amazonなどの通信販売もOKです。何を購入したかわかるような領収証、レシートが必ず必要です。
  • 生協やコンビニ等でコピーをした時、自動販売機、振り込み手数料のように領収証をもらうことが難しい場合は、「領収証貼付用」を利用して、支出金額と日付、内容を明記して領収証の代わりにしてください。

 

アルバイト
  • 学生のアルバイトの費用は、臨時雇用費として計上してください。
  • 学生のアルバイトの費用は、税金(所得税)の徴収は不要です。(学生に限ります)
  • そのとき例にあるような領収証を必ずとってください。形式は自由ですが例にある1〜5の項目は必ず明記してください。

領収証例

(1) 領収証の受取人は「日本分析化学会中国四国支部」

(2) 金額を明記

(3) 時給とアルバイトの期間、合計時間を明記

(4) 受け取った学生の住所(現住所)と氏名を自筆してもらう、印鑑はあってもなくてもどちらでもかまわない

(5) 日付

 

講師の旅費・宿泊費
  • 講師や講演者に対する旅費や宿泊費は上記のアルバイトと同じような形式の領収証をとってください。
  • 旅費・宿泊費の支払いのみ(講師への謝礼がない場合)は源泉徴収は不要です。
  • 講師への謝礼がある時は旅費・宿泊費についても源泉徴収が必要です。(次の項を見てください。)

 

講師への謝礼・資料作成費
  • 講師や講演者に対して謝礼や講演資料の資料作成費などを支払うことができます。
  • 謝礼・資料作成には源泉徴収が必要です。
  • 謝礼・資料作成と一緒に旅費・宿泊費を払う場合には旅費・宿泊費についても源泉徴収が必要です。

以下のようにしてください。

1.支給する金額に対して10.21%を差し引いた金額を支給する。

(2013年1月から税率が10.21%に変更されました)

例:1万円を先生にお渡しする場合

10000円÷(1-0.1021)=11137.0976.......1円未満切り捨て

講演料・謝礼金11,137円、源泉徴収額1,137円、支払額10,000円

旅費・宿泊費についても同様の計算をする。

2.以下のことが明記してある領収証を作成する。形式は自由ですが例を下に付けておきます。 領収書例

講演料・謝礼金の金額(旅費・宿泊費ある場合はその金額)と支払額、源泉徴収額、受取人の氏名と自宅住所を書く欄

3.支給するときに領収証に受取人の氏名と自宅住所を書いてもらう。

住所は必ず自宅住所にしてください。勤務先の住所では決済できません。

4.支払った後、1週間以内に以下のことをエクセルのファイルにして支部事務局会計に報告する。

受取人の氏名と自宅住所(現住所)、講演料謝礼金の金額と支給額、源泉徴収金額 、支給年月日

5.源泉徴収したお金(税金)を支部事務局会計あてに送金する。送金方法はご相談ください。

  • こののち支部事務局会計から本部へ報告して、源泉徴収した金額を本部へ振り込むみ、本部が税務署へ報告・納税します。

領収証例(この例では税率が10%になっていますが,現在は10.21%です)

(1) 領収証の受取人は「日本分析化学会中国四国支部」

(2) 金額を明記(支払額と源泉徴収額の合計)

(3) 講演料・謝礼金の金額と支払額、源泉徴収額を明記

(4) 受け取った方の自宅住所(現住所)と氏名を自筆してもらう、印鑑はあってもなくてもどちらでもかまわない

(5) 日付

  • 日本に住居していない外国人に対する源泉徴収は20.42%となります。国税庁HP

 

昼食、休憩室の飲み物、おつまみなど
  • 昼食、休憩室の飲み物、おつまみなども支出できます。領収証は何を購入したかわかるような領収証が必要です。内容が明確ならレシートでもOKです。amazonなどの通信販売もOKです。いずれにしても何を購入したかわかるような領収証。レシートが必要です。(できるだけ領収書・レシートをとってください)

 

懇親会、情報交換会、ミキサー
  • 生協などで懇親会などをしたときは領収証が必要です。内容が明確ならレシートでもOKです。

 

大学施設の使用料金、会場借り上げのための費用、会場設営の費用
  • 領収証は何の費用かわかるような領収証が必要です。内容が明確ならレシートでもOKです。

 

実行委員の旅費
  • 講習会・若手会など運営に携わる実行委員のうち、遠方から協力していただく方には旅費を支払うことがでします。上記のアルバイトと同じような形式の領収証をとってください。
  • なお、実行委員の日当、謝礼などは基本的に支出しないでください。必要な場合は支部事務局会計へお問い合わせください。

 

地区講演会や外国人講演会における講演者の情報交換会・懇親会の参加費の補助(講習会・若手会は除く)
  • 地区講演会や外国人講演会における講演者の情報交換会・懇親会の参加費の補助はできます。
  • 面倒ですが、懇親会費の支払いを補助する人数・金額分だけ別途に領収書を取ってください。
  • 例として、地区講演会のあとに情報交換会を行い、飲食店で一人3,000円(税込み)のコースで飲食をした。この時、一般の参加者15名、講師2名が参加し、一般の参加者は3,000円を徴収、講師は無料とする場合は、飲食店への支払総額は3,000円で17名分、合計51,000円ですが、15名分45,000円と2名分6,000円の領収書を別々にとり、2名分6,000円の領収書を経費として計上してください。
  • 必要な場合は支部事務局会計へお問い合わせください。